Quản lý, sắp xếp và sử dụng văn phòng phẩm tại công ty hợp lý

08-02-2014 09:09:03

Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là phần việc phải chú trọng của đội ngũ nhân viên hành chính trong doanh nghiệp. Có cách bảo quản những đồ dùng văn phòng phẩm này một cách khoa học sẽ giúp bộ phận hành chính theo dõi các phòng ban có dùng văn phòng phẩm hữu ích hay không.
 
Trước lúc có ý định mua dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp bạn, bạn hãy ghi rõ mặt hàng văn phòng phẩm cần ở các bộ phận và lên phương án những mặt hàng cần mua. Phương cách trên giúp bạn luôn biết chính xác số lượng mặt hàng văn phòng phẩm mình mua làm giảm những sai sót khi mua không đúng số lượng gây thất thoát, lãng phí lớn.Thế nên, sẽ tính toán được ngay chi phí khi mua hàng.
 
 
Dụng cụ văn phòng phẩm được giám sát và phân chia sẽ chuẩn hơn. Bạn nên luôn theo dõi giám sát chi tiết hàng tại kho để kiểm tra nhân viên có dùng văn phòng phẩm phí phạm không. Mặt khác là xem chỗ nào nào sắp hết để kịp thu mua, nhanh chóng phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
 
Mỗi mặt hàng văn phòng phẩmluôn có định mức sử dụng và từng bộ phận, phòng ban sẽ được lập ngưỡng sử dụng và hàng văn phòng phẩmsẽ được phát với ngưỡng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên kiểm tra lại lượng sử dụng văn phòng phẩmđể có thể bổ sung cho hợp lý.
 
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc làm khá quan trọng của đội ngũ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Có cách sử dụng những mặt hàng văn phòng phẩmmột cách chuẩn xác sẽ giúp phòng hành chính chú tâm hơn tới các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm tốt hay không.
 
Sau đây là 12 cách để quản lý và sắp xếp hồ sơ,văn phòng phẩm một cách khoa học và hợp lý nhất:
  1. Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những văn phòng phẩm không cần thiết và chỉ giữ lại những văn phòng phẩmcó liên quan đến công việc.
  2. Dọn sạch bàn, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
  3. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
  4. Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo ta một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
  5. Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
  6. Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và văn phòng phẩm.
  7. Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
  8. Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
  9. Không bao giờ cho quá nhiều văn phòng phẩm vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được vật dụng bạn cần.
  10. Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
  11. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và văn phòng phẩmhay lưu trữ lại nó.
  12. Xếp giấy tờ, văn phòng phẩm ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.