Ngày đăng 11:12 AM 16/07/2016

Quản lý, sắp xếp và sử dụng văn phòng phẩm nơi công sở.

Mỗi văn phòng làm việc đều không thể thiếu các dụng cụ văn phòng phẩm. Và việc quản lý, sử dụng văn phòng phẩm một cách hợp lý sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của phòng hành chính để có thể theo dõi, bảo quản và điều chỉnh số lượng, chất lượng văn phòng phẩm từ các phòng ban.

Sau đây là 4 lưu ý để phòng hành chính quản lý văn phòng phẩm hiệu quả:

1. Lên danh sách chi tiết vật dụng văn phòng phẩm cần mua

Trước khi mua dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp của mình, đầu tiên phòng hành chính cần liệt kê rõ các mặt hàng văn phòng phẩm cần thiết phải mua cho từng phòng ban để biết chính xác số lượng mặt hàng văn phòng phẩm mình sẽ mua, tránh những sai sót gây ra lãng phí và sẽ tính toán được ngay chi phí khi mua hàng.

2. Quản lý và theo dõi chi tiết hàng trong kho

Phòng hành chính cần theo dõi giám sát chi tiết hàng tại kho để quản lý được số lượng văn phòng phẩm đã sử dụng và biết được văn phòng phẩm nào sắp hết để kịp lên kế hoạch mua sắm, giúp công việc không bị gián đoạn.

3. Đưa ra định mức sử dụng và theo dõi kiểm tra

Mỗi mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng cho từng bộ phận, phòng ban và được phát với số lượng hợp lý dựa theo định mức đó. Hàng quý, phòng hành chính cần kiểm tra lượng sử dụng so với định mức để có thể điều tiết số lượng và chất lượng văn phòng phẩm cho hợp lý.

4. Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Mỗi một dụng cụ văn phòng phẩm đều có rất nhiều loại kèm theo mức giá cũng như chất lượng khác nhau. Những mặt hàng văn phòng phẩm kém chất lượng sẽ cho hiệu quả sử dụng không cao và mau chóng hỏng trong thời gian ngắn, thậm chí còn nguy hại đến sức khỏe người sử dụng.

Chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước, đặc biệt khi mua đồ dùng cho văn phòng với số lượng lớn. Chính vì vậy cần lựa chọn sản phẩm có tính năng và chất lượng tốt từ những nhà phân phối đáng tin cậy và nhập hàng từ những nhà sản xuất mang thương hiệu uy tín trên thị trường.

Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc làm khá quan trọng của đội ngũ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Tuy nhiên, mỗi nhân viên văn phòng cũng cần có những cách sắp xếp, sử dụng văn phòng phẩm hợp lý để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả tối đa khi sử dụng.

Sau đây là 7 cách để mỗi nhân viên quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học và hợp lý nhất:

1. Dọn sạch sẽ bàn làm việc, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn. Trên bàn chỉ để những vật dụng cần thiết (máy tính, điện thoại, bút bi, giấy note…).

2. Ngăn bàn luôn được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, không cho quá nhiều vật dụng, chỉ để những văn phòng phẩm có sử dụng trong công việc.

3.  Nếu nhiều người cùng dùng chung một góc để văn phòng phẩm, hãy tạo một ngăn làm việc riêng của mỗi người. 

4.  Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư riêng để tiện sử dụng và liên lạc. Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file, giấy tờ và văn phòng phẩm. Các dụng cụ như bút viết, thước, kéo… cần để ngăn nắp trong các ống đựng sau khi sử dụng.

5.   Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và dễ quản lý.

6.   Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ để tìm thông tin nhanh hơn. Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.

7.  Sắp xếp lại giấy tờ và văn phòng phẩm gọn gàng vào mỗi cuối ngày, đặc biệt là cuối tuần làm việc. Cất giữ và lưu trữ cẩn thận.

Hy vọng khi áp dụng những cách trên, việc quản lý, sử dụng và sắp xếp văn phòng phẩm sẽ trở nên dễ dàng hơn cho mỗi nhân viên cũng như bộ phận hành chính nơi công sở.

 

 

 

Bình luận
Họ tên (*)
Email (*)
Nội dung (*)

Tin khác